Project Scope Management

Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek. 

Proses Project Scope Management 

• Inisiasi : memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya
• Perencanaan ruang lingkup proyek
• Pendefinisian ruang lingkup proyek
• Membangun WBS
• Verifikasi ruang lingkup proyek
• Kendali perubahan ruang lingkup proyek 

Inisiasi Proyek

Adalah proses pemilihan proyek dalam rangka mendukung rencana strategis organisasi. Rencana strategis sebuah organisasi akan melibatkan tujuan jangka panjang organisasi tersebut. Sebuah Proyek IT harus mendukung strategi organisasi dengan memberikan keuntungan kompetitif termasuk keuntungn finansial didalamnya.

Identifikasi Proyek Potensial

1. Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT
2. Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.
3. Analisis Area Bisnis
4. Mendefinisikan proyek yang potensial
5. Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan 

Proses Rencana TI

 

Metode Pemilihan Proyek 

Dalam memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang meliputi : 

• Berfokus pada kebutuhan utama organisasi 
• Kategorisasi proyek IT 
• Analisis Finansial 
• Weighted Scoring Model 
• Implementasi Balanced Scorecard

Kategori Proyek TI 

1. Apakah proyek merupakan sebuah peluang agar organisasi lebih berkembang
2. Lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkanya proyek tersebut
3. Prioritas Proyek

Analisis Finansial

Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam pemilihan proyek.

Sehingga dibutuhkan metode – metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri dari : 

1. Net Present Value (NPV) analysis
2. Return on Investment (ROI)
3. Payback analysis

Weighted Scoring Model

Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria. 

1. Identifikasi kriteria yang penting
2. Tentukan bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan score pada tiap kriteria
4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total
5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.

Balanced Scorecard

Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.

Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.

Project Charters

Berisi tentang dokumen formal setelah adanya proses pemilihan proyek dan di barengi dengan adanya tanda tangan dari para stakeholder.

Scope Planning

Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

Scope Statement

Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope Statement yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.

Work Breakdown Structure (WBS)

WBS adalah pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja. WBS dibutuhkan karena dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak orang dan berbagai deliverables, sehingga sangat penting mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagiannya, serta bagaimana mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tsb sesuai pembagian yang disepakati

Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

Scope Control
Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

Sumber: http://andrydelfa.blogspot.com/2009/11/project-scope-management.html