Project Time Management

Di dalam feasibility plan, estimasi global terhadap waktu proyek sudah didefinisikan. Namun permasalahannya adalah terkadang, dibutuhkan estimasi yang lebih tepat untuk menjamin kelancaran proyek dari awal sampai dengan akhirnya. Estimasi waktu ini masuk ke dalam bagian Project Time Management. Dalam estimasi waktu secara global, dasar pemikiran yang digunakan adalah: 

durasi = banyaknya pekerjaan / sumberdaya yang tersedia 

Lebih jauh dari estimasi global tersebut, ada beberapa pendekatan yang sering dilakukan untuk melakukan estimasi waktu secara lebih terperinci, yaitu:

Top-down approach 

• Deduktif: mulai dari hal umum menuju spesifik.
• Logis dan terstruktur.
• Diktat Manajemen 45 Proyek IT
• Ideal untuk penyusunan estimasi awal (seperti pada Feasibility plan) .
• Perhitungan global dan tidak terperinci.

Bottom-up approach

• Induktif: mulai dari hal yang spesifik menuju hal yang umum.
• Ideal untuk brainstorming (tukar pikiran)
• Perkiraan terinci (langsung ke aktivitas tunggal).
• Kombinasi kedua pendekatan di atas untuk estimasi dalam WBS.

Proses pengelolaan waktu kerja

Dalam pengelolaan waktu kerja, termasuk di dalamnya estimasi dan kontrol. Dengan menggunakan satu atau lebih media input, setelah diproses dengan teknik yang tersedia, akan diperoleh hasil estimasi yang dituangkan sebagai output proses estimasi, biasanya dalam bentuk penjadwalan proyek.

Analisis matematika

Teknik-teknik yang biasa digunakan adalah: 

• CPM (Critical Path Method): mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal; 
• GERT (Graphical Evaluation and Review Technique): mengevaluasi langkah kerja secara probabilistis dalam suatu jaringan kerja, dengan memperhitungkan bagaimana  suatu aktivitas harus dilaksanakan (total, sebagian atau tidak sama sekali) sebelum suatu aktivitas lanjutan dapat dijalankan; 
• PERT (Program Evaluation and Review Technique): menggunakan urutan logis dalam jaringan kerja ditambahkan dengan perhitungan probalistik pada durasi setiap aktivitas. Pada PERT biasa digunakan perhitungan distribusi rata-rata (meandistribution) untuk menghitung durasi setiap aktivitas. GERT dan PERT jarang digunakan dewasa ini, tetapi estimasi dengan teknik yang  menyerupai PERT dapat digunakan untuk CPM, yaitu untuk menghitung durasi rata-rata setiap aktivitas.

CPM (network planning)

Karakteristik sebuah diagram CPM adalah sebagai berikut: 

1. Adanya sebuah critical path dalam sebuah jaringan kerja yang menggambarkan aktivitas berangkai serta menyatakan waktu tersingkat untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. Atau dengan kata lain jumlah aktivitas dengan waktu terpanjang pada suatu jaringan.
2. Apabila satu aktivitas pada jalur kritis ini mengalami penundaan maka waktu penyelesaian proyek keseluruhan juga akan mengalami penundaan.
3. Analisa aspek waktu secara menyeluruh dengan suatu logika sequensial (deterministis).
4. Fokus pada perhatian pada kemungkinan munculnya masalah dan indikasi utk mereduksi biaya dan delay atau disebut juga lag dalam CPM.
5. Elemen dalam CPM: aktivitas, durasi, dan kaitan logis (relationship).

Ada dua buah cara pembuatan CPM, yaitu: 

• Activity on Arrow (AOA): rangkaian aktivitas dituliskan pada panah, simpul(node) menunjukkan suatu peristiwa (event) tercapainya hasil akhir suatu Aktivitas.
• Activity on Node (AON): rangkaian aktivitas ditunjukkan pada simpul (node), panah menggambarkan arah dari aktivitas (dari aktivitas yang satu menuju aktivitas yang lain).

PERT

PERT merupakan teknik estimasi yang menggunakan metode statistik. Teknik ini berbasis pada peristiwa (event oriented) untuk setiap aktivitas. Untuk setiap aktivitas dievaluasi waktu penyelesaian yang paling cepat (optimistis), paling lama (pesimistis) dan yang paling realistisnya. Dari data-data ini, kemudian dihitung distribusi rata-ratanya, dan dianggap sebagai nilai akhir yang paling memungkinkan. Dengan menggunakan

teknik PERT maka estimasi akan lebih realistis karena mendasarkan perhitungan pada teori peluang dan variasinya.

Sumber: DIKTAT Manajemen Proyek IT